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時間管理アプリは良いけど「作業をした時間」で達成感を得るのは良くない

時間管理アプリ(Toggl など)は、自分がどのように限りある時間を使っているのかを把握する上でとても役に立ちます。しかし、そのデータをどのように分析するべきなのでしょうか。

作業時間と生産性

作業に費やした時間というのはその日の自分がどれだけ頑張ったか評価しやすい指標ですが、これにこだわるのは賢明ではありません。本来は、時間ではなく量・質で評価するべきだということです。

進捗というのは要するに作業量であって、同じ作業を 1 時間で終わらせても、5時間で終わらせても、進捗は同じです。そういった意味で多くの場合において、作業に費やした時間というのは私たちが本当に求めるものとは異なります。

とはいえ、人間の能率というのはそこまで変わるものではないので、特に細分化しにくいタスクの場合は作業時間は進捗と強い正の相関があるはずです。しかし、作業時間にこだわりすぎると、見かけの進捗を増やすために集中せずだらだらと作業時間を伸ばしてしまう可能性があります。それでは、作業時間というのはどのように分析されるべきなのでしょうか。

作業時間の捉え方

基本的には、作業に費やした時間が「多いほど良い」という見方から「少ないほど良い」という見方に変えていく必要があると思います。もちろんタスクが消化できていなければいくら作業時間が短くても良いとは言えないわけですが、必要なタスクを消化できてさえいれば、作業時間は短いほど生産性が高いわけで、それは好ましいことなのです。

時間でタスクを評価すると、どうしても作業がダラダラとしてしまいます。短時間で終わらせるほうが良いことだと分かっていても、分かりやすいインセンティブがないからです。そこで逆に、いかに短い時間で多くのタスクを完了できたかに注目して分析すれば作業の効率は上がるのではないでしょうか。

ですから、時間管理アプリで振り返るときは、取り組んだタスクに対して作業時間をどれだけ短くできたかに注目して、自分の生産性を評価するように心がけたほうが良いのではないかと思います。

休憩時間の捉え方

これは逆に生産性のない娯楽に時間を多く費やしたとしても、自責の念に駆られる必要はないということでもあります。その分、効率よく作業ができれば問題ないからです。

人間は休むことも必要です。一見無駄に思える時間も案外、作業効率の維持に必要だったりします。十分にタスクを消化していて、かつ、そういった休憩時間を長く確保できているのであれば、それはむしろ好ましいことなはずです。

休憩時間を見て、こんなに休んでいる時間があったらもっといろいろできたのに…なんて考えがちですが、休憩時間は必要なものですし、そうやって自分を責めることも精神衛生上良くないことですから、作業時間と休憩時間というもの正しく捉えることが重要だと考えます。

まとめ

時間管理アプリは便利ですが、作業時間が長いほど良いという見方に陥ると生産性が低下したり、休憩するたびに自己嫌悪に陥ったりして逆効果になってしまいます。

タスク分析と並行してタスクにかけた時間は適切だったか、特定のプロジェクトに時間をかけすぎていないかなどを意識して分析するようにすると良いのではないでしょうか。